Ausfallsicheres System. Kein Online-System ist so gebaut, dass es trotz aller notwendigen Sicherheitsprotokolle und Sicherheitsmechanismen eine uneinnehmbare Festung darstellt. Wenn etwas online ist, kann es auch vom entschlossensten Hacker durchbrochen werden. Möglicherweise müssen Sie mit dem Online-Anbieter sprechen, um die Integrität Ihrer Online-Datenbank und -Informationen zu gewährleisten, oder die Dienste eines externen Sicherheitsanbieters in Anspruch nehmen, um die vorhandenen Sicherheitsmaßnahmen zu überprüfen und durchzugehen.
Was sind die neuesten Trends bei Rechnungssoftware?
Hier sind einige der wichtigsten Trends im Bereich der Rechnungssoftware, die es zu beachten gilt:
Von der Regierung gesteuerte Einführung. Mit der Erkenntnis, dass mehr Einsparungen und effiziente Prozesse möglich sind, sind Länder in regionalen Gebieten wie Skandinavien und Südamerika sowie bestimmte Nationen wie Brasilien und Mexiko Vorreiter bei der Einführung von E-Rechnung. Aufgeholt haben nordamerikanische und europäische Nationen sowie Länder wie Kanada, Australien, Neuseeland, Südafrika und der Rest von Südamerika. Die Regierungen in diesen Ländern drängen auf die Einhaltung der E-Rechnung-Anforderungen.
Der Treiber der Echtzeit-Wirtschaft. Da Rechnungssoftware einen schnelleren und genaueren Datenaustausch zwischen Einkäufer und Lieferant ermöglicht, werden Unternehmen und Regierungen in Richtung einer „Echtzeit-Wirtschaft“ getrieben. Dies wird es dem Einkäufer ermöglichen, Daten schnell zu validieren, und dem Lieferanten, sofort mit Rechnungen zu reagieren, die innerhalb von 24 Stunden geändert und erneut gesendet werden können. Dieses System wird Zahlungsverzögerungen und Vertragsstrafen drastisch reduzieren.
KI und erweiterte Automatisierung des Rechnungsstellungsprozesses. Mit der Weiterentwicklung von Rechnungsstellungsplattformen werden immer mehr Aufgaben der Rechnungsstellung automatisiert werden. Diese automatisierten Funktionen machen die manuelle Überwachung von Finanztransaktionen mit jedem Kunden praktisch überflüssig und verringern die Möglichkeit von Fehlern, einschließlich verspäteter Zahlungen, weiter. Ebenso wird KI es ermöglichen, die Rechnungsstellung weiterzuentwickeln und diesen Finanzprozess zu einem dynamischen, strategischen Element eines jeden Unternehmens zu machen. KI wird diesen Wandel vorantreiben, indem sie den Abstimmungsprozess automatisiert, den Cashflow verbessert und Rechnungsbetrug identifiziert, etc.
Welche Faktoren sind bei der Auswahl einer Rechnungssoftware zu berücksichtigen?
Wie bei der Suche nach jeder Art von Software müssen Sie eine Reihe hilfreicher Maßnahmen in Betracht ziehen, um sicherzustellen, dass Sie die richtige Wahl treffen. Die folgenden Tipps erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit, aber sie helfen Ihnen auf jeden Fall dabei, die wichtigsten Erkenntnisse für die richtige Auswahl zu gewinnen.
Es sollte in Ihren Geschäftskontext passen. Bevor Sie mit dem Einkauf Ihrer Rechnungssoftware beginnen, müssen Sie zunächst alle bestehenden Prozesse erkennen, die mit der Rechnungsstellung zu tun haben. Sie müssen wissen, wie die neue Plattform, für die Sie sich entscheiden werden, Ihnen und Ihrem Team helfen wird, effizienter zu werden. Anstatt auf Nummer sicher zu gehen und sich für eine multifunktionale Rechnungslösung zu entscheiden, sollten Sie sich für die Plattform entscheiden, die Ihre spezifischen Anforderungen erfüllen kann.
Warum sollten Sie Ihr Geld dafür verschwenden, für Funktionen zu bezahlen, die Sie nicht nutzen und wahrscheinlich auch nicht nutzen werden?
Ihre Rechnungen sollten professionell aussehen und einfach zu verstehen sein. Die Rechnungen, die Sie Ihren Kunden geben, enthalten zwar einige wichtige Informationen, aber sie sollten nicht furchtbar und langweilig aussehen. Da Rechnungen ein Bild Ihres Unternehmens präsentieren, müssen sie poliert, fachmännisch gestaltet und klar sein. Wenn Sie Ihre Rechnung einfach aus Ihrer Tabellenkalkulationsanwendung ausschneiden und einfügen, können Sie sicher sein, dass Ihre Kunden Ihr Unternehmen nicht wertschätzen werden, geschweige denn in der Lage sein werden, die Rechnungsdetails zu verstehen.
Sie muss sicher zu bedienen sein. Abgesehen davon, dass sie professionell aussehen muss, muss Ihre Rechnungsplattform auch sicher sein. Wählen Sie nur Anbieter aus, die einen guten Ruf in Sachen Systemsicherheit haben. Gehen Sie niemals Kompromisse bei der Sicherheit Ihrer Geschäfts- und Kundendaten ein. Die Rechnungssoftware, die Sie auswählen, sollte über robuste Sicherheitsvorkehrungen verfügen.
Außerdem muss sie einen soliden Kundensupport bieten. Alle Software-Technologien sind anfällig für Fehler und Probleme, die sowohl von der Software selbst als auch von ihrer Nutzung ausgehen. Zwar gibt es durchaus leistungsfähige, ausgereifte Plattformen auf dem Markt, doch sollten Sie nur mit Anbietern von Rechnungssoftware zusammenarbeiten, die über einen zuverlässigen und leicht zugänglichen Kundenservice verfügen. Ihr Anbieter sollte Ihnen nicht nur nützliche Einblicke in Ihre Finanzvorgänge geben, sondern auch Unterstützung in Form von Knowledge Centern, Handbüchern, Tutorials und anderen Ressourcen anbieten.
Was sind die häufigsten Probleme mit Rechnungssoftware?
Obwohl sie heute als eine der ausgereiften Technologien gilt, hat sich die Rechnungssoftware von ihren ursprünglichen Formen als elektronische papierlose Rechnungen weit entfernt. Bis heute hat diese Art von Software jedoch noch einige Probleme, die angegangen werden müssen, darunter die folgenden:
Kein einziger globaler Standard. Rechnungssoftware arbeitet in einer vielfältigen und komplexen E-Rechnung-Umgebung, für die es derzeit noch keine allgemein akzeptierten Standards gibt. Während es eine Vielzahl von Standards gibt, die in verschiedenen Regionen verwendet werden, wird die globale Landschaft zusätzlich durch verschiedene lokale Variationen in der Besteuerung sowie durch E-Rechnung-Compliance-Anforderungen verwirrt. Einige Anbieter und Lösungsanbieter, die global agieren, sind jedoch in der Lage, die Komplexität der Rechnungsstellung zu bewältigen. Aber das ist eher die Ausnahme als die Regel. Trotzdem ist eine Rechnungssoftware perfekt zum Rechnungen automatisch auslesen.